Projektihallinnan kulmakivet

 
 

 

Törmään aika säännöllisesti väittämiin siitä, mitä projektihallinta oikeastaan on. Tyypillistä näille väittämille usein on se, että projektihallintaa katsotaan kovin suppeasta näkökulmalla. Monesti tämä johtuu kokemuksen puutteesta tai väitteen esittäjällä on tavalla tai toisella oma lehmä ojassa asian suhteen. Tässä pari esimerkkiä väittämistä.

 

”Projektijohtaminen on tehtävien hallintaa”

 

Näin minulle väitti eräs työkalun edustaja  taannoin. Näkökulma varmasti saattaa olla lähellä totuutta silloin kun kyseessä on muutaman ihmisen kohtuullisen vakiomuotoinen ja pienikokoinen tekeminen. Varsinkin kun projektissa keskitytään ainoastaan toteutusvaiheeseen ja unohdetaan muut vaiheet. Yllätys ei tietenkään ollut, että edustajan työkalu ei auta projektipäällikköä eteenpäin muun kuin tehtävähallinnan osalta.

 

”Projektien johtaminen on viestintää”

 

Näkökulma joka varmasti pitää paikkansa jos asiaa katsotaan pelkästään viestinnän näkökulmasta. Tämä kuitenkin antaa todella suppean näkökulman projekteihin ja aliarvioi rankasti muita projektihallinnan kulmakiviä. Viestintä on erittäin tärkeää, mutta menestyksekäs projektihallinta perustuu useammalle kuin yhdelle peruskivelle.

 

 

Projektihallinnan kulmakivet

 

Projektihallinta pitää sisällään kymmenen kulmakiveä, jotka ovat kuvattu alla olevassa kuvassa. 

 

Projektitoiminnan_prosessiperheet

 

Jokaisella kulmakivellä on oma roolinsa projektin onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi. Kaikkia näitä osa-alueita ei välttämättä tarvita määritellysti ja kontrolloidusti jokaisessa projektissa. Itse asiassa suurimmasta osasta eteeni tulleista projekteista puuttuu yksi tai useampi kuvatuista osa-alueista. Riippuu liiketoiminnasta tai kohteesta mitkä kulmakivet kannattaa määritellä ja käyttää projektitoiminnan toteutuksiin.

 

Kokonaisuuden hallinta

Määrittelee projektin käynnistämisen, suunnittelemisen ja päättämisen kokonaisvaltaisesti. Lisäksi pitää sisällään projektityön johtamisen ja ohjaamisen.

 

Sidosryhmien hallinta

Tunnistaa ja analysoi projektin sidosryhmät projektia käynnistettäessä ja toteutusvaiheessa ohjaa sidosryhmiä esimerkiksi viestinnän ja riskienhallinnan avulla.

 

Laajuuden hallinta

Määrittele projektin sisällön eli scopen ja ohjaa sisällön ja tehtävien valmistumista toteutuksen ja muiden vaiheiden aikana. Toteuttamiseen voidaan käyttää esimerkiksi ketteriä menetelmiä.

 

Tutustu aiheesta järjestettyyn webinaariin.

 

Resurssien hallinta

Arvioi resurssitarpeen ja resurssit projektille sekä määrittelee projektiorganisaation. Toteutusvaiheessa vastaa myös resurssien ohjauksesta ja kehittämisestä.

 

Aikataulujen hallinta

Määrittelee tehtävien toteutusjärjestyksen ja keston sekä kokonaisaikataulun ja ohjaa toimintaa tämän mukaisesti.

 

Kustannusten hallinta

Arvioi projektin kustannukset ja määrittää sille budjetin. Lisäksi valvoo budjetin toteutumista projektin elinkaaren ajan.

 

Riskienhallinta

Tunnistaa ja arvioi riskit sekä määrittelee toimenpiteitä, joilla riskejä voidaan välttää tai niiden vaikutusta pienentää niiden toteutuessa.

 

Kuuntele aiheesta järjestetty webinaari.

 

Laadunhallinta

Määrittelee projektin laatutason ja valvoo laadun pysymistä suunnitellussa tasossa.

 

Hankintojen hallinta

Suunnittelee ja toteuttaa hankinnat sekä valitsee toimittajat, joilta hankintoja tehdään.

 

Viestinnän hallinta

Identifioi viestinnän tarpeet ottaen huomioon erilaiset sidosryhmät. Suunnittelee ja toteuttaa toimenpiteitä projektin elinkaaren ajan.

 

Tutustu aiheesta järjestettyyn webinaariin.

 

Toiminnan kehittäminen

Projektitoiminnan kehittäminen on yksinkertaisin aloittaa analysoimalla ympäristöä, jossa projekteja toteutetaan. Liiketoimintaprojektien lainalaisuudet ovat erilaiset kuin esimerkiksi yrityksen kehittämis- tai tuotekehitysprojektien. Erilaisia projektityyppejä ei kannata tiukasti yrittää ajaa samaan toimintamalliin.  Mikä toimii asiakasprojektissa saattaa olla ylimääräinen hidaste ja kustannus yrityksen sisäisessä muutosprojektissa. Tästä syystä suosittelen mallia jossa ylätason määrittelyt ovat yhteisiä kaikille yrityksen projektityypeille.  Määrittelyitä tarkennetaan liiketoiminta- ja projektityyppikohtaisilla työohjeilla, tarkistuslistoilla ja dokumenttipohjilla.  Näin saadaan kaikkia yrityksen projekteja parhaiten palveleva toimintamalli tehokkaaseen ja tuottavaan käyttöön. 

 

Projektikäsikirja ja liiketoiminnan sovitukset

 

 

 

Mistä aloittaa kehittäminen?

Jos olet kehittämässä projektitoimintaa niin kannattaa tutustua Pasaatin projektitoiminnan kuntotestiin. Sen avulla saat selville mihin kohdistaa kehittäminen ja saat seikkaperäisen suunnitelman kehittämistoimenpiteistä. 

 

Aloita tutustuminen projektitoiminnan kuntotestiin  

 

 

Menestyksekkäitä projekteja!

Pasi Kivimäki

0400 635 690

 

Kirjoittajalla on 15 vuoden kokemus projektitoiminnan kehittämisestä ja operatiivisten projektien johtamisesta.

 

 

 

 

 

Tutustu ladattaviin materiaaleihimme

Materiaalipankista voit ladata maksutta käyttöösi oppaita ja työkaluja onnistuneen projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

LADATTAVAT MATERIAALIT

Ota Pasaati
projektikumppaniksi

Otetaan kaikki mahdollinen irti projektistasi

OTA YHTEYTTÄ TUTUSTU MEIHIN

 

AriV

Ari Vättö
ari.vatto@pasaati.com
+358 50 5588 914