Projektin tehtävienhallinnan haasteita

 
 

Projektinhallinnan kuntotesteissä  ilmenee usein haasteena projektin resurssien- ja aikataulunhallinta. Harvoin mainitaan tehtävienhallintaa, vaikka tämä saattaa usein, ainakin osaltaan, olla syynä edellisten ongelmiin. Joitain kommentteja tehtävienhallinnastakin on mainittu, kuten esimerkiksi: ”Liian monta projektia päällekkäin, ei pysty hoitamaan tehtäviä sovitussa ajassa” tai ”puhtaasti toiveajattelua, että projektityöt on mahdollista tehdä siinä sivussa päätyön lisäksi”. Nämä ovat hyvin yleisiä haasteita. Miten näistä haasteista voidaan selviytyä?

Muokkasin perinteisestä projektikolmiosta uuden version tehtävienhallinnan näkökulmasta. Keskelle lisäsin viestinnän, sillä projektiviestinnällä on keskeinen rooli myös tehtävienhallinnassa. Projektiviestintä aiheisen webinaarin materiaali on saatavilla Pasaatin www-sivuilla. Miten tehtävienhallinnalla voidaan vaikuttaa projektin onnistumiseen? Keinoja on monia ja tässä postauksessa käyn läpi ainoastaan tehtävienhallintaa vaikkakin resurssien-, tehtävien- ja aikataulunhallinta liittyvät saumattomasti toisiinsa.

Projektikolmio tehtävienhallintaTein vuoden 2016 keväällä pienimuotoisen kyselyn projektitiimin jäsenten motivaatiosta. Yllätyksekseni tiimin jäsenten vastatessa avoimiin kysymyksiin, nousi tehtävienhallinta selvästi yhdeksi suurimmaksi haasteeksi. Tehtävienhallinta ei ole rakettitiedettä, kunhan projektin alkaessa pysähdytään yhdessä miettimään, miten tehtäviä hallitaan. Ratkaisu parempaan tehtävienhallintaan on yhteinen työkalu, josta jokainen näkee omat tehtävänsä ja tehtävien aikataulut. Yhteinen työkalu takaa näkyvyyden projektin tehtäviin kokonaisuudessaan, jolloin tiimin jäsenet näkevät missä kulloinkin mennään.

Tehtävienhallintaan on tarjolla monenlaisia menetelmiä ja suuri joukko erilaisia sovelluksia. Excel-lomake on yhä yleisesti käytetty menetelmä ja työkalu. Dokumenttia jaetaan joko sähköpostitse projektin osapuolille tai säilötään jossain verkkolevyn kulmalla (tai projektipäällikön koneella) ja käydään projektipäällikön johdolla viikkopalaverissa läpi. Ei hyvä menetelmä, mutta parempi yksinkertaisiin To Do-listoihin, PostIt-lappuihin, Outlookin tehtäväluetteloon tai Windowsin OneNoteen verrattuna.

Projektin tehtävienhallinnan haasteet

Ilman yhteistä työkalua projektin tehtävienhallinta ei onnistu. Mietitäänpä projektia, jossa on mukana useampi toimittaja, alihankkija, tiimin jäseniä useasta eri yksiköstä ja asiakas aktiivisessa roolissa tiimin jäsenenä. Paljonko aikaa meneekään hukkaan pyöritettäessä pitkää tehtävälistaa, mahdollisesti Excelin avulla, osapuolelta toiselle – vaikkakin se oli pilvessä kaikkien saatavilla? Miten voidaan varmistaa, että jokainen on selvillä mitä kunkin pitää tehdä missäkin vaiheessa?

Uutta projektia aloitettaessa jaetaan tehtävät aluksi yleensä karkealla tasolla. Tehtävät täsmentyvät projektin eri vaiheissa. Projektitiimiin saattaa tulla eri vaiheissa uusia jäseniä, joille myös jaetaan tehtäviä. Yksi projektin onnistumisen edellytys on, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää omien tehtäviensä merkityksen kokonaisuuden kannalta sekä riippuvuudet tehtävien välillä. Projekteilta vaaditaan yhä enemmän ketteryyttä, sillä projektit harvemmin etenevät alkuperäisen suunnitelman mukaan. Kaikkia tehtäviä ei voida listata projektin alkuvaiheessa. Projektitiimin on kyettävä reagoimaan muutoksiin hyvinkin ketterästi. Tehtävienhallinnan kanssa kulkee rinnakkain viestintä ja kommunikointi. Ei riitä, että tehtävät kirjataan jonnekin, ne pitää olla kaikkien osapuolten saatavilla nopeasti, helppokäyttöisesti ja mielellään visuaalisesti.

Työkaluja tehtävien hallintaan löytyy runsain määrin. Olen käyttänyt muun muassa Exceliä, Powerpointtia, Lotus Notesia, Accept360:ia, Outlookin tehtäväluetteloa, Jiraa, Trelloa, Agendiumia, Todoist-sovellusta, Hubspotia, Project-TOPia, MS Projectia ja MS Planneria. Näistä mielestäni parhaimmat ovat ehdottomasti Agendium ja Trello. Kummallakin sovelluksella on oma käyttötarkoituksensa ja käyttö riippuu täysin mihin tarkoitukseen sovellusta tarvitaan. Kumpikin sovellus perustuu Kanban-menetelmään, joka on visuaalinen ja auttaa ennakoimaan ja hallinnoimaan tehtävien kulkua. Kanban-menetelmä näyttää nykytilanteen ja mahdolliset ongelmat nopealla silmäyksellä. Lisäksi säästän vaivaa, kun tehtäviä voi siirtää nopeasti työnkulun vaiheista toiseen vain hiirellä vetämällä.

Trellosta olen käyttänyt vain ilmaisversiota, ja se on riittänyt hyvin puutteineenkin omaan käyttöön pienemmässä ympäristössä (maks. 10 käyttäjää). Trellossa pidän erityisesti tehtävien visuaalisesta ilmeestä. Trello on myös samantien käyttövalmis. Aluksi tarvitsee vain luoda uusi Kanban-taulu ja työnkulku. Aikaa tähän menee noin minuutti, mikäli et jää pähkäilemään työnkulun vaiheita. Suurimpana puutteena pidän taas alitehtävien ja yhteenvetojen (raportointi) puuttumista.

Trello tehtävienhallinta sovellus

 

Agendiumia olen käyttänyt omien tehtävien hallintaan ja asiakasprojekteissa. Agendium taipuu hyvin moneen tarkoitukseen. Uudessa versiossa raportointikin alkaa olla jo melko kattava. Mallipohjien luonti on erinomainen ominaisuus toistuville työlistoille ja nopeuttaa suuresti työskentelyä. Tehtävät saa näkyviin Kanban-tauluna, aikajanalla sekä perinteisenä listana.

Agendium case.jpg

 

Olen koonnut tähän vinkkejä projektin tehtävienhallintaan. Työkalun valintaan en ota kantaa. Kuten aiemmin mainitsin, niitä on saatavilla runsain määrin ja valinta riippuu mm. projektin koosta, projektitiimistä ja projektin sidosryhmistä. Sovelluksia, jotka tukevat Kanban-menetelmää, on paljon muitakin kuin suosimani Agendium ja Trello. Esimerkiksi Officen mukana tulevaa Planneria kehitetään koko ajan. Planner on kätevä ja helppokäyttöinen työkalu, joka tällä hetkellä toimii pienissä yksittäisissä projekteissa. LeanKit ja TargetProcess ovat hyviä vaihtoehtoja vaativampaan käyttöön. Jira taipuu moneen, mikäli löytyy osaava henkilö konfiguroimaan sen tarpeita vastaavaksi.

Vinkkejä (projektin) tehtävienhallintaan

  1. Tee karkea tehtäväjaottelu (WBS, Work Breakdown Structure) projektinhallintatyökaluun. Työkalulla ei ole niinkään väliä, kunhan saat realistisen arvion projektin aikataulusta tärkeimpien etappien osalta. Projektilla on aina aloituspäivä (kickoff) ja määräpäivä (deadline).
  2. Valitse tehtävienhallintaan vain yksi menetelmä ja yksi työkalu – huolimatta siitä, että toimittaja haluaa käyttää omaansa, asiakas haluaa käyttää omaansa jne. Sopikaa YKSI yhteinen sovellus, jota käytätte projektin ajan!
  3. Riko isoja tehtäväkokonaisuuksia pienempiin tehtäviin ja alitehtäviin projektin edetessä. Peukalosääntönä tehtävän maksikoolla voidaan pitää 40 tuntia.
  4. Varmista, että tehtävät osoitetaan oikeille henkilöille. Huomioi tiimin jäsenten osaaminen ja muut työt.
  5. Määrittele tehtäville määräpäivät (deadline). Vaikka se olisi vain arvio, annettu määräpäivä lisää todennäköisyyttä saada tehtävä tehdyksi ajallaan.
    Projektin tehtävienhallinta määräpäivät
  6. Mieti tehtävien deadlinet yhdessä tekijöiden kanssa. Tehtävän suorittajan tulee olla mukana arvioimassa tehtävän kestoa ja tehtävän mahdollisia riippuvuuksia. Tehtävän suorittajalla on yleensä kokemusta ja tietämystä arvioida kauanko tehtävän suorittamiseen kuluu aikaa. Huomioi myös muut työtehtävät, riippuvuudet muista tehtävistä ja toimittajien osuus ja vaikutukset tehtäviin. 
  7. Priorisoi tehtävät selvästi ja ymmärrettävästi. Älä käytä ”ASAP” (as soon as possible) tai ”valmis ennen tehtävä X:ää” tai muita epämääräisiä ilmauksia. 
  8. Tehtävän nimellä (otsikolla) on merkitystä. Otsikon tulee vastata tehtävän kuvausta ja antaa ensi silmäyksellä kuva mitä tehtävän odotetaan tekevän. Esimerkiksi tehtävä ”Kirjoita kampanjaan blogi” ei kerro juurikaan mitään. Sen sijaan esimerkiksi ”Kirjoita viikkopostaus kampanjan Y blogiin X” kertoo jo enemmän mitä pitää tehdä ja kenelle. Tehtäväkuvaus sisältää yksityiskohtaisempaa tietoa postauksen aiheesta, pituudesta yms. 
  9. Visualisoi. Kanban-menetelmä on erinomainen, oli käytössä sähköinen työkalu tai seinätaulu PostIt lappuineen. 

    Kanban-menetelmä projektin tehtävienhallinta
  10. Käy tehtäviä läpi säännöllisesti. Aikataulut muuttuvat, uudelleen priorisointia tarvitaan ja henkilöt projektissa saattavat vaihtua. Projektin kriittisimmissä vaiheissa tehtäviä tulee käydä yhdessä useammin läpi. Esimerkiksi yliheitot, jotka usein tehdään viikonloppuisin varsinaisen työajan ulkopuolella, ovat haastavia. Tietoliikenneoperaattorin vaihto organisaatiossa vaatii melkoisesti erilaisia tehtäviä ennen yliheittoa, yliheiton aikana sekä yliheiton jälkeen, puhumattakaan yllättävistä jälkitöistä, joita usein ilmaantuu ja jotka vaativat useamman eri osapuolen panostusta. Näissä tapauksissa tehtävien jakaminen oikeille osapuolille on tapahduttava nopeasti ja kuittaamalla tehtävät tehdyksi varmistetaan, että kaikki tarvittava on tehty ajallaan.

 

Kysely projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöistä, kysymykset 1-4

Top 10 Tips for Effective Team Task Management

 

Kirjoittaja, Päivi Kähönen – Anttila, toimii Pasaatissa vanhempana projektipäällikkönä.

 

 

 

Tutustu ladattaviin materiaaleihimme

Materiaalipankista voit ladata maksutta käyttöösi oppaita ja työkaluja onnistuneen projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

LADATTAVAT MATERIAALIT

Ota Pasaati
projektikumppaniksi

Otetaan kaikki mahdollinen irti projektistasi

OTA YHTEYTTÄ TUTUSTU MEIHIN

 

Ota yhteyttä

Ari Vättö
ari.vatto@pasaati.com
+358 50 5588 914