Projektipäällikön osaaminen ja taidot

 
 

 

Mitä osaamista ja millaisia taitoja projektipäälliköltä vaaditaan ja mitä todellisuudessa lopulta tarvitaan? Miten vaatimukset ja tarpeet kohtaavat käytännössä? Projektiosaaminen on hyvin monisäikeinen juttu. Ei ole olemassa yhtä oikeaa kuvausta mitä projektipäällikön tehtäviin kuuluu ja mitä osaamista hän tarvitsee. IPMA ICB 3.0 Projektin johdon pätevyys luokittelee osaamisen kolmeen luokkaan: käytöspätevyys, tekniset pätevyydet ja toteutusympäristöpätevyydet. Melkoinen määrä pätevyyksiä, eikö vain?

 

Projektin johdon pätevyys

 (Lähde: PRY, Projektin Johdon Pätevyys 3.0, v 1.3 06/2012)

 

Selailtuani muutamia projektipäällikön (Project Managerin) avoimia paikkoja Monsterista ja LinkedInistä Tampereen ja Helsingin alueelta, nousi yksi piirre selvästi yli muiden, liiketoimintaosaaminen. Hieman yllättävää oli myös myyntiosaamisen korostuminen. Suomalaisilla on tunnetusti hyvin vahva (useimmiten insinööritaustainen) tekninen osaaminen, jolloin myyntitaidot ovat luonnollisesti heikommassa asemassa, mutta em. taitoja todellakin odotetaan projektipäälliköltä useissa paikoissa. Avoimissa paikoissa listattiin mm. seuraavanlaisia vaatimuksia:

  • talous- ja sopimusosaaminen ja urakkalaskenta
  • asiakaslähtöistä asennetta ja yleistä liiketoiminnan ymmärrystä
  • työkenttä kattaa myynnin, suunnittelu- ja tarjoustoiminnan sekä itse projektien johtamisenkin
  • asiakaspalveluhenkisyyttä, esimiestaitoja ja kykyä taloudelliseen ajatteluun
  • markkinoinnin tai liiketoiminnan tutkinto on hyvä lisä, mutta ei pakollinen
  • Project management of the end-to-end delivery to the customer
  • työkokemusta esimerkiksi konsultoinnin tai myynnin tehtävissä
  • asiakaslähtöistä asennetta ja yleistä liiketoiminnan ymmärrystä
  • kokemusta liiketoiminnan tarpeiden kirkastamisesta ja määrämittaisesta kuvauksesta sekä kykyä kääntää liiketoimintatarpeet vaatimuksiksi IT-järjestelmille
  • tiedät miten motivoida tiimiä ja antaa rakentavaa palautetta. Haluat oppia ymmärtämään asiakkaan liiketoiminnan tarpeita vielä paremmin kuin asiakas itse.
  • Experience in sales or sales support within IT industry
  • Industry experience and business mindset
  • Supporting the sales process e.g. writing proposals, working on marketing material or setting up demo environments

Moniko omaa liiketoimintaosaamista? Entä hallitsee liiketoimintaprosessit tai myyntiä? Moniko projektipäällikkö voi tunnustaa olevan erityisesti asiakaslähtöinen? Monesti projektipäällikön toimenkuvaan yhdistetään tekniset pätevyydet, aivan kuten ICB:ssäkin. Teknisiä pätevyyksiä on helppo opiskella, ja niitä on helpompi mitata. Uskallan kuitenkin väittää, että ilman toteutusympäristöpätevyyksiä ei projektipäällikkö voi suoriutua kunnolla ja korostaisin tätä osaamista paljon enemmän.

Projektipäällikön osaaminen voidaan jakaa ydinosaamiseen (projektiosaaminen), substanssiosaamiseen ja vuorovaikutus- ja johtamistaitoihin. Ydinosaaminen sisältää projektikolmion perusosiot eli kustannukset, aikataulun, laajuuden ja valitettavan usein unohdetun laadun. Ydinosaaminen antaa vahvan pohjan menestyksekkäälle projekti johtamiselle, mutta ei pelkästään takaa onnistumista.

 

Raha, aika, laajus sekä laatu.

Projektipäällikön ydinosaaminen

 

Projektipäälliköllä tulee olla myös omaa substanssiosaamista eli toimialakohtaista osaamista. Jollain se voi olla myynti- ja markkinointi, jollain liiketoimintaprosessien hallinta, jonkin teknologian hallinta, tai jotain muuta tai jopa näitä kaikkea. Eikö nämä sitten riitä? Ei, mikäli on uskominen edellä lueteltuihin vaatimuksiin avoimissa projektipäällikön paikoissa. Pitäisikö projektipäälliköiden sitten erikoistua? Tai hallita kaiken mahdollisen, olla eräänlainen monitaituri? Voidaanko olettaa projektipäällikön hallitsevan erinomaiset vuorovaikutus- ja viestintätaidot, ongelmanratkaisu- ja ihmisten johtamisen taidot sekä olevan myynnin- ja markkinoinnin ammattilainen? Unohtamattakaan liiketoimintaosaamista, joka on erittäin laaja osaamisen alue.

Silloin tällöin kuulee väitettävän, että hyvä projektipäällikkö osaa vetää projektin menestyksekkäästi läpi ilman toimintaympäristön, asiakkaan toimialan, tuntemusta. Uskallan väittää, että jonkinlainen tietämys (osaaminen) tulee projektin toimintaympäristöstä ja teknologiasta olla. Mikäli sitä ei ole, tietämys tulee hankkia. Jokainen projekti on uniikki, harvoin projektipäällikölle tulee samanlainen projekti eteen, sillä ainakin asiakas ja sidosryhmät vaihtuvat. Muun muassa tästä syystä projektipäälliköiden osaamisessa on paljon eroja. Voidaankin katsoa, että projektipäällikkö on osaamiseltaan uniikki. Projektipäällikön osaaminen karttuu kokemuksen ja verkostojen kautta, erityisesti projekteista erilaisissa toimintaympäristöissä. Kokemuksilla, ongelmilla ja niiden ratkaisuilla on suuri merkitys projektiosaamisen kehittämisessä. Peräänkuulutan tässä myös toisilta oppimista. Projektipäälliköt voisivat oppia toisiltaan paljon, tällöin kaikkien ei tarvitsisi käydä läpi kaikkia ongelmia.

Millainen on projektipäällikön urapolku? Onko sellaista? Miten projektipäällikkö kehittää osaamistaan? Yksi vaihtoehto on käydä kursseja ja sertifioitua. Projektinhallinnan sertifikaatteja useita, esimerkiksi IPMA, PMI (PMBOK) ja Prince2. Kyllähän jokainen voi päntätä tarvittavan materiaalin ja käydä tenttimässä saadakseen sertifikaatin, mutta takaako se osaamisen käytännössä? Itselläni on Prince2 sertifikaatti, mutta sekään ei ole yksistään riittänyt. Prince2 sekä PMBOK täydentävät hyvin toisiaan. Näiden lisäksi joudun tukeutumaan tarvittaessa standardeihin, esimerkiksi ISO 21500 (Ohjeita projektinhallinasta), ISO 9001:2015 (laadunhallinta) ja ISO 31000 (Riskienhallinta). Liiketoimintaosaamista ei takaa mikään edellä mainituista. Puuttuvaa osaamista voi täydentää esimerkiksi täydentävillä opinnoilla työn ohessa. Eräs keino kehittää osaamista on mentorointi. Mentorointi sopii erinomaisesti hiljaisen tai uuden tiedon siirtämiseen, liiketoiminnan ymmärtämiseen sekä osaamisen ja asiantuntemuksen syventämiseen. Mentoroinnissa oppii sekä mentoroitava että mentori. Jotta mentoroinnista saadaan kaikki hyöty, vaatii mentorointiprojekti tarkan aikataulun sekä tarpeiden ja tavoitteiden määrittämisen.

Projektiosaaminen on vahvasti kontekstisidonnaista. Käytännön kokemus sekä se, että uuden projektin alkaessa joudut tutustumaan uuteen ympäristöön, uuteen liiketoimialaan, uusiin ihmisiin ja uusiin prosesseihin, opettaa varmasti paljon ja oppiminen on jatkuvaa. Projektin johtaminen on nimenomaan ihmissuhdetyötä. Projektipäällikkö johtaa projektitiimiä ja on vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa.  Pelkkä kokemus ei takaa suoranaisesti osaamista. Markku Aarni (Projektitoiminta 2/2014) määrittelee osaamisen koostuvan seuraavan kaavan tuloksena: tietämys x kokemus x motivaatio. Tietämystä voit kasvattaa opiskelemalla. Myös vuorovaikutustaitoja ja ihmisten johtamista, jotka koetaan erittäin tärkeäksi, voidaan opiskella. Kokemus opettaa käytännön kautta, ainakin olemaan toistamatta jo tehtyjä virheitä ja käyttämään hyödyksi aiemmin käytettyjä ratkaistumenetelmiä. Ilman motivaatiota ei kuitenkaan tapahdu oppimista. Useissa avoimissa projektipäällikön paikoissa vaaditaankin myös ”vahvaa motivaatiota sekä halua oppia uutta ja menestyä”. Tosin itsensä motivointi ei riitä, projektipäällikön tulee kyetä motivoimaan ja sitouttamaan myös projektitiimi sekä muut sidosryhmät projektin tavoitteiden toteuttamiseksi.

Projektipäällikön tärkeimmiksi taidoiksi ja osaamiseksi edellisen pohdinnan perusteella katsoisin kohdealueen (toimialan) ymmärtämisen, johtajuuden ja ihmisten johtamisen, vuorovaikutus- ja organisointitaidot, asiakaslähtöisyyden sekä kyvyn motivoida muita. Projektipäällikön työ vaatii jatkuvaa itsensä kehittämistä. Tähän löytyy monia keinoja omatoimisesta opiskelusta kursseille osallistumiseen mentoroinnin hyödyntämiseen ja verkostoitumalla muiden projektipäälliköiden kanssa.

 

Kirjoittaja, Päivi Kähönen – Anttila, toimii Pasaatissa vanhempana projektipäällikkönä.

 

Tutustu Pasaatin toiminnan kehittämisen -palveluun

Tutustu toiminnan kehittämiseen

 

 

Tutustu ladattaviin materiaaleihimme

Materiaalipankista voit ladata maksutta käyttöösi oppaita ja työkaluja onnistuneen projektin suunnitteluun ja toteutukseen.

LADATTAVAT MATERIAALIT

Ota Pasaati
projektikumppaniksi

Otetaan kaikki mahdollinen irti projektistasi

OTA YHTEYTTÄ TUTUSTU MEIHIN

 

AriV

Ari Vättö
ari.vatto@pasaati.com
+358 50 5588 914